Guide de l’administrateur

Ce que fait le site, et ce qu’il ne fait pas

Le site remplace la navette papier du carnet de bord entre l’élève et ses deux professeurs encadrants. Le carnet compte sept paliers. Les paliers 1 et 2 sont communs aux deux questions : l’élève part de quelques sujets, en tire des questions, et en met cinq à l’épreuve d’une lecture. Ensuite, chaque question suit son propre chemin : l’élève la choisit parmi ces cinq à son palier 3, puis elle passe trois paliers et un grand oral blanc. À côté des paliers, une page d’entrées courtes et datées, Où j’en suis, dit où l’élève en est.

• Le site n’envoie aucun message. Aucune adresse de messagerie n’est demandée ni conservée. Les identifiants sont remis sur papier, en main propre.
• Aucune page ne vous montre le travail des élèves, mais vos fichiers le contiennent. Vous gérez les comptes, le calendrier et les données de l’établissement. Le contenu des paliers et des entrées d’avancement ne s’affiche qu’à l’élève et à ses encadrants. Pourtant, la sauvegarde de la page Données contient toute la base et tous les dépôts, enregistrements de voix compris. L’export contient l’intitulé des questions et les grilles du grand oral blanc. Traitez ces fichiers avec le même soin que les données qu’ils contiennent.
• Rien n’est jamais écrasé. Chaque enregistrement d’un palier crée une version, et chaque entrée d’avancement s’ajoute aux précédentes. Tout l’historique est gardé, même après un retour arrière.

Mettre l’année en place

1. Remplir le calendrier. Menu Calendrier. Aucune date n’est écrite dans le site : chaque année scolaire a son propre calendrier.
2. Saisir les professeurs de spécialité. Menu Professeurs : nom, prénom et spécialité. Le compte est créé tout de suite.
3. Importer les élèves. Menu Élèves, un ou plusieurs tableurs.
4. Distribuer les identifiants imprimés après chaque création.
5. Laisser chacun finaliser son compte : à sa première connexion, chacun remplace le mot de passe provisoire par le sien. Tant que ce n’est pas fait, aucune autre page ne s’ouvre.
6. Vérifier que chaque élève a bien deux encadrants. Le tableau de bord affiche le nombre d’élèves à qui il en manque un. Un encadrant désactivé ne compte pas.

Changer les encadrants d’un élève

L’élève choisit ses deux encadrants, mais il ne peut pas changer ce choix lui-même. En cas de départ, de congé ou d’erreur, vous corrigez depuis le menu Élèves, par le lien Encadrants sur la ligne de l’élève.

• Remplacer un encadrant : le nouveau professeur reprend tout ce que suivait l’ancien, y compris les questions rattachées à sa seule spécialité. Si l’ancien avait acté une question au palier 3, son remplaçant doit l’acter de nouveau.
• Retirer un encadrant : sa place devient libre. L’élève choisit un autre encadrant depuis sa page, ou vous l’affectez ici. Les questions que l’ancien suivait seul sont alors suivies par les deux encadrants de l’élève, jusqu’à ce que l’élève indique de nouveau leur spécialité. Si l’ancien avait acté une question, cela ne compte plus : les encadrants qui la suivent doivent l’acter de nouveau.
• Affecter un encadrant à une place libre : son avis est alors attendu sur les questions qu’il suivra. Une question transversale que le premier encadrant avait actée seul n’est plus validée que par un encadrant sur deux, jusqu’à ce que le second l’acte à son tour.
• Rien de ce qui a été déposé ne change : versions, avis et grilles gardent leur auteur. Chaque changement est inscrit au journal des actions sensibles.
• Un professeur désactivé reste encadrant de ses élèves tant que vous ne l’avez pas remplacé, mais on n’attend plus d’avis de lui. Son collègue acte seul les questions qu’ils suivaient ensemble. Les questions de sa seule spécialité attendent son remplaçant, et la page des encadrants de l’élève les signale : personne d’autre ne les suit. L’élève ne peut plus lui confier de question.

Importer les élèves depuis un tableur

Le site accepte les fichiers .xlsx ou .csv. Vous pouvez en déposer plusieurs en une fois, par exemple un par classe.

• La première ligne donne le nom des colonnes. nom et classe sont obligatoires, prénom est facultatif. La classe vient de l’établissement : l’élève ne la saisit jamais lui-même. Le site reconnaît les variantes courantes, avec ou sans accents ni majuscules : Nom de famille, Division, Groupe.
• Le site affiche un aperçu avant de créer les comptes : élèves à créer, comptes qui existent déjà, lignes écartées avec leur raison, fichiers refusés.
• Le site ne crée jamais deux fois le même élève, même s’il figure dans deux fichiers déposés ensemble.
• Au-delà de 250 élèves, les comptes sont créés par lots, classe par classe. Chaque lot affiche ses identifiants : imprimez la page avant de passer au lot suivant, qui la remplace à l’écran. Un lot envoyé deux fois, par un double clic ou une page rechargée, n’est pas recréé : la page le dit, et ses mots de passe ne sont pas affichés de nouveau.
• Pour un élève qui arrive en cours d’année, le formulaire Ajouter un élève crée un compte sans tableur. Il demande aussi le nom et la classe.
• Vous choisissez l’année scolaire des comptes avant de les créer, sur l’aperçu comme dans Ajouter un élève. La purge de fin d’année efface les comptes de l’année choisie : si vous préparez la rentrée avant le 1er août, choisissez l’année qui vient. La rubrique Élèves par année scolaire regroupe les élèves par classe, et permet de ranger une classe dans une autre année.

Le tableur n’a pas besoin d’adresse de messagerie. Si votre export en contient une, le site ignore cette colonne.

Identifiants et mots de passe

• L’identifiant de connexion est fabriqué à partir du nom, sous la forme p.dupont. En cas d’homonymie, le site ajoute un numéro. Un nom qui ne s’écrit pas en lettres latines, en arabe ou en chinois par exemple, donne l’identifiant compte, suffixé de même : la page des identifiants l’imprime à côté du nom, comme les autres.
• Le mot de passe provisoire est tiré au sort dans un alphabet sans caractère ambigu : ni i, ni l, ni o, ni 0, ni 1. Il se recopie ainsi sans erreur depuis une feuille.
• Il n’est affiché qu’une seule fois, et le site ne le garde pas. Imprimez la page ou recopiez les lignes avant de la quitter.
• Chacun, vous compris, peut changer son mot de passe à tout moment : menu qui porte son nom, en haut de chaque page, puis Mot de passe. Le site demande d’abord le mot de passe actuel, puis ferme les autres sessions du compte. Vous n’avez rien à remettre. Si quelqu’un pense que son mot de passe est connu d’un autre, il le change lui-même.
• Le site compte les essais de chaque compte, par quart d’heure : dix à la première connexion ; au changement, cinq tentatives, réussies ou avec un mauvais mot de passe actuel, et trente envois en tout. Au-delà, la page demande de patienter : la personne bloquée n’a rien à vous demander, elle réessaie un quart d’heure plus tard.
• Une erreur de nom, de prénom, de classe ou de spécialité se corrige par le lien Corriger sur la ligne du compte. C’est ainsi que l’établissement répond à une demande de rectification. L’identifiant ne change pas, et ce que le carnet a déjà enregistré reste tel quel.
• En cas de perte, ouvrez la liste concernée et cliquez sur Nouveau mot de passe. Le site remet un nouveau mot de passe provisoire, ferme les sessions en cours, et le compte repasse par la première connexion. Un élève y retrouve les encadrants qu’il avait choisis, sans avoir à les choisir de nouveau. Un compte désactivé ne propose pas ce lien : réactivez-le d’abord.

Cycle de vie d’un compte

• Mot de passe provisoire : le compte est créé, mais la première connexion n’est pas encore faite.
• Actif : la personne a choisi son mot de passe, elle accède à son espace.
• Désactivé : l’accès est fermé, les données sont gardées. Utilisez-le pour un départ en cours d’année, plutôt qu’une suppression.

Réactiver un compte le remet dans son état d’avant : actif si la personne avait choisi son mot de passe, en mot de passe provisoire si elle ne l’avait pas encore fait, ou si elle en avait reçu un nouveau depuis.

Quand un professeur a quitté l’établissement, vous pouvez retirer son compte, depuis le menu Professeurs, une fois le compte désactivé et le professeur remplacé auprès de ses élèves. S’il n’a rien déposé, le compte est effacé. Sinon, il est anonymisé : son nom, son prénom, sa spécialité, son identifiant et son mot de passe sont retirés. Ses avis et ses grilles du grand oral blanc restent lisibles sous la mention « Ancien professeur », jusqu’à la purge des élèves concernés. Le retrait est définitif. Un compte d’élève ne se retire pas : il part avec sa promotion.

Le calendrier

La page présente un bloc par question, puis un bloc commun aux deux. Les paliers 1 et 2 sont dans le bloc commun : ils n’ont qu’une date, comme l’envoi de la fiche finale, qui porte les deux questions de l’élève. Le palier 3, le choix de la question, appartient à chaque question : chaque question a le sien, que ses encadrants valident à part. Vous pouvez donc faire choisir et valider la première question, puis la seconde plus tard dans l’année. Les paliers suivants et le grand oral blanc appartiennent aussi à chaque question : le grand oral blanc de la première en début d’année civile, celui de la seconde au printemps. Les entrées d’Où j’en suis n’ont pas de date : l’élève en écrit tout au long de l’année.

Vous choisissez l’année scolaire en haut de la page : vous pouvez préparer l’année suivante sans toucher à l’année en cours. Si vous effacez la date d’une échéance, elle disparaît du calendrier.

Exporter des données en xlsx

Menu Données, section Export. Vous choisissez les jeux de données, une classe ou toutes, une question ou les deux, et l’état des questions. Chaque jeu choisi devient un onglet du classeur.

• Questions et avancement : une ligne par question, avec l’élève, sa classe, l’intitulé, la spécialité ou « transversale », les deux encadrants, et l’état de chacun des six paliers. Pour le palier 3, c’est l’état de la question de la ligne : non commencée, aucune question choisie, en attente de relecture, lue, lue par un encadrant sur deux, validée par un encadrant sur deux, ou validée. Un palier est lu quand tous les encadrants qui le suivent l’ont lu, lu par un encadrant sur deux quand un seul l’a fait.
• Comptes : deux onglets, élèves et professeurs, avec les identifiants de connexion et l’état des comptes. Aucun mot de passe n’y figure.
• Grand oral blanc : les notes sur 20 et les appréciations de synthèse des encadrants, puis le détail de la grille critère par critère.
• Calendrier : les échéances saisies, par année scolaire, par question et par palier.

Deux filtres méritent une explication. Le filtre des questions validées garde les questions que les encadrants ont actées au choix de la question, le palier 3 : c’est la liste des questions retenues. C’est le seul palier que les encadrants valident, et chaque question a le sien : les deux questions d’un élève peuvent être validées à des mois d’écart, si votre calendrier le prévoit. Le filtre des parcours suivis de bout en bout, qui a aussi sa colonne, garde les questions validées dont chaque palier a été lu par tous les encadrants qui le suivent. Les paliers 1 et 2 sont suivis par les deux encadrants. Sur les paliers d’une question, une question rattachée à une seule spécialité n’attend que son professeur, et une question transversale attend ses deux encadrants.

Un export contient des données personnelles d’élèves. Traitez-le comme une liste de classe : ne le déposez pas sur n’importe quel service en ligne, et effacez-le quand il a servi.

Sauvegarder la base de l’établissement

Menu Données, section Sauvegarde. Le bouton produit une archive .zip qui contient tout ce qui vous appartient :

• la base de données complète : comptes, encadrants de chaque élève, questions, toutes les versions des paliers et des entrées d’avancement, retours des professeurs, grilles du grand oral blanc et calendrier ;
• les documents et les enregistrements déposés par les élèves ;
• un fichier qui décrit l’archive : date, établissement, année scolaire, nombre de comptes et de versions. Il ne contient aucun nom.

La sauvegarde n’interrompt pas le service : personne n’a besoin de se déconnecter. Rangez l’archive hors du serveur, sur un support de l’établissement, comme toute sauvegarde de données scolaires. Une sauvegarde par période, et une avant toute opération de fin d’année, est un bon rythme.

Restaurer une sauvegarde

La restauration remplace toutes les données de l’établissement par celles de l’archive. Tout ce qui a été saisi depuis la sauvegarde est perdu.

La restauration se fait en deux temps, pour qu’un seul clic ne suffise jamais :

1. Vous déposez l’archive. Le site la vérifie et vous la décrit : date, établissement, année scolaire, et son contenu comparé aux données actuelles.
2. Vous confirmez. Les données sont alors remplacées, les dépôts des élèves aussi, et toutes les sessions en cours sont fermées.

Avant de remplacer quoi que ce soit, le site garde à côté de la base actuelle une copie de secours de ce qu’il va remplacer, et une copie du dossier des dépôts. Ces copies portent la mention avant-restauration et leur date. La sauvegarde nocturne du serveur les efface au bout d’un an.

Après une restauration, les comptes sont ceux de la sauvegarde, y compris le vôtre. Connectez-vous avec le mot de passe administrateur que vous aviez au moment de cette sauvegarde. Si vous ne l’avez plus, la commande python -m app.cli creer-admin, lancée sur le serveur, redéfinit le mot de passe administrateur.

Une sauvegarde faite par une version plus ancienne du site est acceptée : son schéma est mis à jour avant la reprise des données. Une sauvegarde faite par une version plus récente est refusée : ses données pourraient ne pas tenir dans le schéma actuel. Une sauvegarde abîmée est refusée aussi, au plus tard à la confirmation, car le site relit toute sa base avant de remplacer quoi que ce soit. La page dit alors que les données actuelles n’ont pas changé.

Les plafonds d’écriture

Le carnet garde tout : rien n’est jamais écrasé, et chaque fichier déposé reste sur le disque, puisque l’historique continue de le montrer. Six plafonds bornent donc ce qu’un compte peut écrire :

• la taille d’un palier enregistré en une fois ;
• le nombre d’enregistrements d’un même palier sur vingt quatre heures ;
• la place occupée par tout ce qu’un élève a enregistré dans ses paliers ;
• la place occupée par tous ses dépôts, documents et enregistrements ;
• le nombre d’avis qu’un encadrant dépose sur un même palier d’une même question sur vingt quatre heures ;
• la place occupée par ce qu’il écrit dans ces avis.

Ils sont très au-dessus d’un travail normal : ni un élève ni un encadrant ne devrait les atteindre. Celui qui en atteint un est prévenu à l’écran, sans rien perdre de ce qui est déjà enregistré. La place réservée aux dépôts d’un élève est de cinquante mégaoctets : assez pour ses deux questions, leurs traces orales et tout l’historique. Celle de ce qu’il écrit dans ses paliers est de seize mégaoctets. Aucune page ne permet d’augmenter ces places, et elles ne se libèrent qu’à la purge de fin d’année. L’élève qui a rempli la première peut encore écrire ses traces au lieu de les enregistrer. Celui qui a rempli la seconde, bien au-delà d’une année de travail, ne peut plus rien enregistrer : le site lui demande de prévenir ses encadrants.

Le logiciel et son code source

Le site est un logiciel libre. Le pied de page porte une entrée Code source qui permet de le télécharger, dans la version exacte installée sur votre serveur. La licence l’exige pour un logiciel utilisé par le réseau, et le site s’en charge tout seul : vous n’avez rien à préparer, rien à publier ailleurs, et rien à remettre à qui vous le demande.

Cette page ne donne accès à aucune donnée de l’établissement. L’archive qu’elle propose ne contient que le logiciel, avec de quoi l’installer et le vérifier : son guide et son script d’installation, sa suite de tests, la liste exacte de ses dépendances et le texte de sa licence.

Fin d’année scolaire

À la fin de l’année, les carnets des élèves qui partent ne servent plus, et il n’y a plus de raison de les garder. La rubrique Purger une année scolaire, sur la page Données, efface les comptes des élèves d’une année et tout leur carnet : questions, versions des paliers et entrées d’avancement, retours des professeurs, grilles de grand oral blanc, et les documents et enregistrements qu’ils ont déposés. Elle efface aussi le journal des actions sensibles antérieur à la fin de cette année.

Choisissez l’année, et regardez le décompte de ce qui serait effacé, détaillé par classe avec la date de création des comptes. Puis retapez l’année pour confirmer : cela évite de se tromper entre deux promotions qui se suivent. Une sauvegarde complète est déposée sur le serveur juste avant l’effacement. C’est le seul endroit où les données existeront encore, pendant un an : la sauvegarde nocturne l’efface ensuite.

Chaque année, faites ces quatre choses, dans cet ordre :

1. Prévenez les élèves assez tôt, pour que ceux qui veulent garder leur carnet le téléchargent, par l’entrée Télécharger mon carnet du menu qui porte leur nom. Après la purge, il sera impossible de le leur remettre.
2. Vérifiez, dans la rubrique Élèves par année scolaire de la page Élèves, qu’aucune classe de la rentrée suivante n’est rangée dans l’année qui part : elle serait effacée avec elle.
3. Prenez une sauvegarde complète et rangez-la hors du serveur, avec les archives de l’établissement, si vous devez garder une trace du travail de la promotion.
4. Lancez la purge de l’année écoulée.

Les comptes des professeurs, le vôtre et le calendrier ne sont pas effacés : ils servent l’année suivante. Pour un professeur qui a quitté l’établissement, désactivez son compte, puis retirez-le depuis le menu Professeurs une fois qu’il est remplacé auprès de ses élèves.